1. Ranger son bureau
La « clean desk policy », le fait de ranger son bureau chaque soir après une journée de travail, est une méthode un peu extrême. Mais avant de partir en congés, nous vous conseillons de l’appliquer afin d’éviter d’être trop débordé (voir la loi de Douglas). D’abord parce que de retour de vacances vous apprécierez de trouver un espace de travail propre et net. Mais surtout, cela vous évitera de tomber nez-à-nez avec votre tasse à café mal nettoyée après 3 semaines de chaleur. On vous laisse imaginer l’odeur et la végétation à l’intérieur. Pareil pour ce vieux sandwich au thon qui traînait sous un dossier ou dans un tiroir. Si vous rangez parfaitement votre bureau, aucun risque de laisser ce genre de bombe à retardement olfactive.
2. Rédiger un bon message automatique d’absence
« Out of office » c’est le terme officiel du message d’absence. L’objectif de ce mail automatique est clair : avoir le moins de mails à lire le lundi matin quand vous revenez tout bronzé et détendu. Le contenu du message doit être court mais aussi comporter absolument les informations suivantes :
- Vous êtes absent jusqu’à… (mettre la date en précisant si ce jour est inclus ou pas).
- Vous ne lirez pas vos mails d’ici là (une manière polie de dire que ce n’est pas la peine que votre interlocuteur vous écrive).
- Indiquez le nom et les coordonnées d’un(e) collègue qui peut traiter une urgence à votre place (en s’assurant qu’il ou elle n’est pas en vacances en même temps que vous évidemment).
- Conclure en disant que de toute manière vous supprimerez tous les mails reçus durant cette période pour recommencer avec une inbox complètement vide (suggestion facultative, mais pas inutile pour certains obstinés qui vous inondent de mails pendant vos vacances). Attention, si vous optez pour cette menace radicale, veillez à le faire avec humour pour que vos interlocuteurs ne le prennent pas trop au 1er dégré.
3. Prévenir vos collaborateurs en interne…
En interne, le message d’absence automatique ne suffit pas. Préparez vos collègues à votre absence l’air de rien en échangeant sur vos destinations de vacances respectives. Rappelez toujours subtilement la date à laquelle vous revenez en blaguant sur le fait qu’il est inutile de vous envoyer des messages pendant cette période.
4. Confier les urgences à un collègue de confiance
Même si vous ne dirigez pas un centrale nucléaire, il se peut que quelques tâches urgentes tombent pendant vos vacances. Pour éviter de stresser à cette simple idée, et du coup, de rester branché à vos mails pros, il faut toujours pouvoir compter sur un collègue de confiance. Confiez-lui les dossiers chauds et éventuelles urgences à gérer en votre absence. Vous partirez plus sereinement. Et bien évidemment, pour l’harmonie du bureau, pensez à en faire de même pour lui ou elle à votre retour !
5. Boucler tout ce que vous aviez à faire avant de partir
En général, la dernière semaine de boulot avant les congés est très chargée. Vous avez procrastiné pas mal de trucs et vous êtes à la fois impatient de partir au soleil et effrayé par le temps qui passe trop vite. Pour résumer vous êtes complètement dans le jus. Mais ne vous inquiétez pas trop, conformément à la loi de Parkinson vous arrivez à tout boucler le jour-J, 5 minutes avant la fin de la dernière journée. Il vaut mieux si vous ne voulez pas penser à ce foutu dossier inachevé pendant toutes vos vacances.
6. Noter les choses importantes à faire à votre retour
Pendant les vacances, on se vide la tête. Pour profiter à plein de l’effet « lavage de cerveau », notez avant de partir ce que vous devez faire à votre retour. Les rendez-vous les réunions à caler, les personnes à contacter… etc. Cette check-list de retour vous libérera l’esprit et vous n’aurez pas à vous remémorer des détails insignifiants qui risquent de vous pourrir la vie. Autre avantage, la to-do-list d’après-vacancesvous aidera à vous remettre sur les rails sans trop réfléchir.
7. S’obliger à déconnecter complètement du travail
Vous voilà fin prêt à décoller, destination « vacances j’oublie tout, plus rien à faire du tout ». Dernier détail, obligez-vous à vraiment déconnecter. Ne regardez JAMAIS vos mails pros pendant les vacances, ne répondez PAS aux appels téléphoniques professionnels. Essayez d’oublier jusqu’à l’existence même du concept de travail, si c’est trop dur faites comme si vous n’aviez pas de collègues ni de patron… Concentrez-vous sur l’instant, sur la détente après le stress, sur la joie de faire un break.
Vous êtes prêt ? Partez !
Article publié sur Mode(s) d'emploi : 7 détails à régler avant les vacances pour vraiment déconnecter du travail